Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung eingeführt. Sie betrifft den Handel zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind (B2B, business-to-business). Dabei müssen künftig alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungsdokumente zu empfangen. Die Ausstellung elektronischer Rechnungen greift hingegen nur, wenn Organisationen der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Rechnungsstellung unterliegen. Für den Übergangszeitraum der Jahre 2025 und 2026 bleibt jedoch gestattet, Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen zu verwenden, sofern die Geschäftspartner einer solchen Lösung ausdrücklich zustimmen. Die Spezialisten unseres IT-Unternehmens haben alle wichtigen Informationen zu diesem Thema für Sie zusammengetragen.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt und verarbeitet wird. Anders als PDF-Dokumente enthält sie maschinenlesbare Daten, die eine automatische Weiterverarbeitung gewähren und somit Fehlerquellen reduzieren, Prozesse beschleunigen und steuerliche Überprüfbarkeit sicherstellen sollen.
Was bedeutet die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025?
Mit der Pflicht zur E-Rechnung 2025 müssen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, Rechnungen im elektronischen Format ausstellen. Das Format entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die für öffentliche Auftraggeber seit 2020 bindend ist und durch die geplante Verpflichtung zum digitalen Rechnungsformat auch für private Unternehmen relevant wird.
Die Bundesregierung setzt mit dieser Verpflichtung die Vorgaben der EU konsequent um. Ziel ist es, Steuerbetrug zu bekämpfen und die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben.
Wie können Unternehmen eine elektronische Rechnung erstellen?
Die Implementierung der E-Rechnung für Unternehmen erfordert die Anpassung von Softwarelösungen und Prozessen. Unternehmen haben hier die Auswahl zwischen einer Reihe von Tools, die das elektronische Rechnung erstellen vereinfachen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Hier sind die wichtigsten Lösungsansätze:
1. ERP-Systeme mit integrierten E-Rechnungsfunktionen
Viele moderne ERP-Systeme bieten integrierte Funktionen zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese Systeme ermöglichen nicht nur die Generierung strukturierter Datenformate wie ZUGFeRD oder XRechnung, sondern auch deren Versand und Archivierung. Unternehmen, die bereits ein ERP-System nutzen, können diese Module meist ohne großen Aufwand implementieren. Viele ERP-Systeme beinhalten dies bereits, nicht nur große Anbieter wie SAP, Microsoft Dynamics 365 oder Oracle NetSuite.
2. Cloud-basierte Rechnungsplattformen
Cloud-Lösungen wie Billbee, sevDesk oder FastBill richten sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Sie zeichnen sich durch ihre einfache Bedienbarkeit, geringe Implementierungskosten und hohe Flexibilität aus. Funktionen wie automatische Formatkonvertierung und digitale Signatur erfüllen die Anforderungen der Pflicht zur E-Rechnung 2025.
3. Spezialisierte E-Rechnungsdienstleister
Unternehmen ohne eigene IT-Ressourcen können auf spezialisierte Dienstleister und IT-Service zurückgreifen. Anbieter wie Crossinx, Ecosio oder Compello übernehmen den gesamten Prozess – von der Formatkonvertierung über die Übermittlung bis zur revisionssicheren Archivierung. Solche Anwendungen sind ideal für Unternehmen mit hohen Rechnungsvolumina oder komplexen Anforderungen.
4. E-Rechnungsportale der öffentlichen Hand
Für den B2G-Bereich (Business-to-Government) stellen Behörden eigene Plattformen wie das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder PEPPOL bereit. Unternehmen können hier ihre Rechnungen direkt hochladen oder per Schnittstelle einreichen. Diese Portale gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und eignen sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.
Herausforderungen bei der Einführung
Technische Hürden, hohe Anfangsinvestitionen und fehlendes Know-how erschweren die Umsetzung. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen benötigen Unterstützung bei der Integration. Die Lösung liegt in der schrittweisen Einführung der E-Rechnung für Unternehmen:
- Pilotprojekte: Kleine Testläufe minimieren Risiken und zeigen Optimierungspotenziale auf.
- Externe IT-Dienstleister: Anbieter spezialisierter Softwarelösungen oder Outsourcing-Partner übernehmen die Implementierung und gewährleisten den reibungslosen Betrieb.
- Förderprogramme: Staatliche Zuschüsse und Beratungsangebote erleichtern KMU den Einstieg in die digitale Rechnungsstellung.
Fazit: Elektronische Rechnung erstellen – so gelingt die Umsetzung!
Die E-Rechnung ist mehr als eine technologische Neuerung – sie markiert einen Paradigmenwechsel in der Buchhaltung. Mit der kommenden Pflicht zur E-Rechnung 2025 müssen sich Unternehmen auf einen neuen Standard einstellen.
Die Bandbreite an Lösungen macht die Einführung der E-Rechnung für Unternehmen jeder Größe realisierbar. Gern beraten wir Sie zum Thema E-Rechnung in unserem IT-Systemhaus in Hamburg und in Lübeck.
FAQs:
1. Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025 für mein Unternehmen?
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Handel verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Dies gilt ohne Übergangsfrist. Für die Ausstellung von E-Invoice gilt die Pflicht nur, wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtige Rechnungen erstellen muss. In den Jahren 2025 und 2026 können Sie jedoch weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwenden, sofern Ihre Geschäftspartner damit einverstanden sind.
2. Müssen auch kleinere Unternehmen E-Rechnungen nutzen?
Ja, die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Ob Sie ein elektronisches Rechnungsdokument ausstellen müssen, hängt davon ab, ob Sie zur umsatzsteuerlichen Rechnungsstellung verpflichtet sind. Wenn dies nicht zutrifft, können Sie weiterhin auf andere Rechnungsarten zurückgreifen, sofern diese mit Ihren Geschäftspartnern abgestimmt sind.
3. Was muss ich tun, um auf die E-Rechnung umzustellen?
Um die Anforderungen zu erfüllen, prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware auf Kompatibilität mit elektronischen Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und speichern können, und informieren Sie sich über die geltenden rechtlichen Vorgaben, insbesondere zur Aufbewahrungspflicht.
