Ausgangssituation
Eine wachsende Digitalagentur mit Fokus auf Webentwicklung, Online-Marketing und Kundenprojekten hatte wiederkehrende IT-Herausforderungen im Tagesgeschäft:
- Langsamer, unmotivierter IT-Support
- fehlende zentrale IT-Standards für neue Mitarbeiter
- unsichere und uneinheitliche Geräte- und Zugriffsverwaltung
- keine proaktive IT-Betreuung
Besonders kritisch: Die Agentur arbeitete mit mehreren Kundenprojekten parallel, wodurch Stabilität, Geschwindigkeit und Zusammenarbeit entscheidend waren.
Herausforderungen im Detail
Cloud & Zusammenarbeit
- unklare Struktur in Microsoft Teams, SharePoint und Onedrive
- doppelte oder unauffindbare Dateien
- ineffiziente Projektorganisation
Ergebnis: Verzögerungen in der Projektarbeit
Performance & Arbeitsplätze
- langsame Synchronisation großer Dateien (Design, Video, Web)
- unterschiedliche Arbeitsplatz-Setups im Team
- fehlende Standardisierung bei neuen Geräten
Ergebnis: Produktivitätsverluste im Tagesgeschäft
IT-Sicherheit
- keine einheitliche Geräteverwaltung (Endpoint Management fehlte)
- unsichere Freigaben für externe Kunden
- unklare Zugriffskontrollen auf Projektdaten
Ergebnis: erhöhtes Risiko bei Kundendaten
IT-Organisation
- kein zentrales IT-Konzept
- IT-Support nur reaktiv verfügbar, wenn überhaupt
- fehlende Skalierbarkeit bei neuen Projekten oder Mitarbeitern
Ergebnis: IT wurde zum Wachstumshemmnis
Unsere Lösung
Die IT wurde auf eine skalierbare, sichere und strukturierte Systemlandschaft umgestellt.
1. Strukturierung von Microsoft 365
- klare Projekt- und Kundenstrukturen in Teams
- einheitliche SharePoint-Architektur
- optimierte Zusammenarbeit im gesamten Team
Ergebnis: bessere Projektübersicht und schnellere Zusammenarbeit
2. Standardisierung der Arbeitsplätze
- einheitliche Setup-Standards für neue Mitarbeiter
- optimierte Geräte- und Softwarekonfiguration
- bessere Performance für kreative Anwendungen
Ergebnis: weniger IT-Reibung im Onboarding
IT-Sicherheitskonzept für Agenturen
- zentrale Geräteverwaltung (Endpoint Management)
- sichere Kunden- und Projektfreigaben
- Zugriffskontrollen nach Rollenprinzip
Ergebnis: sichere Zusammenarbeit mit Kunden
4. Managed IT Services
- kontinuierliches Monitoring der Systeme
- proaktive Updates und Patch-Management
- schneller Remote-Support bei Problemen
Ergebnis: stabile IT ohne Projektunterbrechungen
Ergebnis
Nach der Optimierung:
- deutlich stabilere Projektabläufe
- schnellere Zusammenarbeit im Team
- reduzierte IT-Störungen im Arbeitsalltag
- sichere und strukturierte Kundendatenverwaltung
- bessere Skalierbarkeit bei Wachstum
Die IT wurde zur stabilen Grundlage für kreative und digitale Arbeit.
Besonderheit dieser Case Study
Digitalagenturen benötigen besonders:
- stabile Cloud-Umgebungen für Projektarbeit
- schnelle Zusammenarbeit in Echtzeit
- sichere externe Kundenfreigaben
- skalierbare IT-Strukturen
IT muss hier vor allem flexibel, schnell und cloudoptimiert sein.
Fazit
Durch die Optimierung der IT-Infrastruktur konnte die Agentur:
- ihre Projektarbeit beschleunigen
- die Zusammenarbeit verbessern
- Sicherheitsrisiken reduzieren
- die IT skalierbar für Wachstum machen
Die IT wurde vom Bremsfaktor zum Produktivitätsmotor.
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